Если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданным подотчетным деньгам, то с «безотчетных» сумм нужно удержать НДФЛ.
Генеральный директор получал от фирмы деньги в подотчет, но не отчитывался по ним и не возвращал в кассу. В ходе проверки налоговики обнаружили это и доначислили ему НДФЛ. Ведь доказательств целевого расходования денег компания не представила.
В ответ на решение инспекции фирма обратилась в суд. Судьи не нашли в действиях ИФНС ничего противозаконного. Поскольку при расчете НДФЛ нужно учитывать все доходы, полученный физлицом как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). Работник, которому были выданы деньги в подотчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
В то же время российские организации, от которых физлицо получает доходы, должны исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).
В спорной ситуации организация не смогла доказать расход подотчетных сумм, выданных работнику. Равно как и доказать оприходование ТМЦ, приобретенных за счет этих денег.
А посему оспариваемая сумма — не что иное как доход директора, которому были выданы подотчетные деньги. А с дохода нужно исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (Определение Верховного суда от 3 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047).