С 1 июля 2018 года все работодатели обязаны заверять копии трудовых книжек по новым правилам. Это связано с вступлением в силу ГОСТа, касающегося с оформления документов. Поясним, что именно меняется.
Право работника на копию трудовой книжки
За копией трудовой книжки работник может обратиться к своему работодателю, написав соответствующее заявление (или попросить копию устно). Право на получение заверенной копии или выписки из трудовой книжки предусмотрено действующим законодательством (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 No 225).
Действующие правила заверения трудовой книжки
Сейчас копии трудовых книжек заверяются в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 No 65-ст):
- каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна»;
- на каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати. Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.
На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).
Что меняется с 1 июля 2018 года
С 1 июля 2018 года начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Он предусматривает, что заверительная надпись должна содержать:
- надпись «Верно»;
- должность лица, которое заверило копию;
- подпись;
- расшифровку подписи (Ф.И.О.);
- дату заверения.
ВАЖНО
При предоставлении копии в другую организацию отметку о заверении с 1 июля 2018 года нужно дополнить надписью о месте хранения оригинала документа. Она должна выглядеть так: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле No… за… год». Сделанная надпись заверяется печатью компании.